Algemene voorwaarden evenementenondersteuning
EHBO-vereniging Heesch John's Roncalli
Samen paraat voor veiligheid!
Artikel 1 – Algemeen
1.1 EHBO-vereniging Heesch John's Roncalli, hierna te noemen EHBO Heesch, is een vereniging die zich inzet voor het bevorderen van eerstehulpverlening, het opleiden en bijscholen van EHBO'ers en het verlenen van eerste hulp tijdens evenementen in Heesch en omgeving.
1.2 De vereniging werkt met vrijwillige, opgeleide EHBO'ers. Ook de bestuursleden zetten zich vrijwillig in voor de vereniging.
1.3 Met de inzet van onze EHBO-vrijwilligers dragen wij bij aan de veiligheid en het welzijn van bezoekers, deelnemers en medewerkers van evenementen.
1.4 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, afspraken en overeenkomsten betreffende EHBO-ondersteuning bij evenementen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
1.5 Door het aanvragen van EHBO-ondersteuning en het schriftelijk accepteren van onze inzetbevestiging verklaart de aanvrager kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
Artikel 2 – Aanvraag EHBO-ondersteuning
2.1 Organisaties die gebruik willen maken van EHBO-ondersteuning door EHBO-vereniging Heesch John's Roncalli dienen een aanvraag in te dienen via het aanvraagformulier op www.ehboheesch.nl.
2.2 Aanvraagtermijn
Aanvragen voor EHBO-ondersteuning dienen jaarlijks uiterlijk 31 maart te worden ingediend voor evenementen die in hetzelfde kalenderjaar plaatsvinden.
Deze termijn is noodzakelijk om voldoende tijd te hebben voor de planning en inzet van onze vrijwillige EHBO'ers en de benodigde materialen.
2.3 Te late aanvragen en extra toeslag
Voor aanvragen die op of na 1 april van het betreffende kalenderjaar worden ingediend, of die korter dan zes weken vóór aanvang van het evenement worden ontvangen, geldt een aanvullende administratieve en organisatorische toeslag van € 50,00 per aanvraag.
Deze toeslag wordt uitsluitend in rekening gebracht wanneer EHBO Heesch erin slaagt de gevraagde EHBO-ondersteuning te organiseren en de inzet definitief wordt bevestigd. De toeslag wordt maximaal één keer per aanvraag berekend, ook wanneer beide omstandigheden van toepassing zijn.
2.4 Beschikbaarheid van vrijwilligers
Het indienen van een aanvraag, ook wanneer deze tijdig is ingediend, biedt geen garantie dat EHBO-ondersteuning daadwerkelijk kan worden geleverd. EHBO Heesch is afhankelijk van de beschikbaarheid van vrijwillige hulpverleners en behoudt zich het recht voor aanvragen te weigeren wanneer onvoldoende capaciteit beschikbaar is.
2.5 Bevestiging van de aanvraag
Na ontvangst van de aanvraag ontvangt de organisator een ontvangstbevestiging. Deze bevestiging betekent uitsluitend dat de aanvraag is ontvangen en nog niet dat de inzet definitief is toegezegd.
Zodra voldoende EHBO'ers beschikbaar zijn en de inzet kan worden georganiseerd, ontvangt de organisator een definitieve schriftelijke bevestiging met de gemaakte afspraken en eventuele aanvullende kosten.
2.6 Afstemming voorafgaand aan het evenement
Voorafgaand aan het evenement neemt EHBO Heesch, indien nodig, contact op met de organisator om de locatie, inzeturen, voorzieningen, bereikbaarheid en eventuele bijzonderheden door te spreken.
2.7 Akkoord met de voorwaarden
De organisator wordt vóór het definitief overeenkomen van de inzet geïnformeerd over de toepasselijke tarieven, eventuele toeslagen en deze algemene voorwaarden.
Door de inzet schriftelijk te accepteren, gaat de organisator akkoord met de overeengekomen kosten en voorwaarden.
Artikel 3 – Inzet van EHBO-vrijwilligers
3.1 EHBO Heesch bepaalt in overleg met de organisator het benodigde aantal hulpverleners, rekening houdend met de risico's en kenmerken van het evenement.
3.2 Het uitgangspunt is een minimale inzet van twee EHBO'ers per dienst. Bij grotere of risicovollere evenementen kan aanvullende inzet noodzakelijk zijn.
3.3 Onze EHBO-vrijwilligers beschikken over een geldig EHBO-diploma of een aantoonbaar gelijkwaardige kwalificatie die aansluit bij de werkzaamheden waarvoor zij worden ingezet.
3.4 De hulpverleners handelen binnen hun deskundigheid en bevoegdheden, volgens de actuele richtlijnen voor eerstehulpverlening en de geldende afspraken binnen de vereniging.
3.5 Bij ernstige letsels of medische noodsituaties schakelen onze hulpverleners, wanneer noodzakelijk, professionele hulpdiensten in, waaronder huisarts, huisartsenpost of ambulancezorg.
3.6 EHBO Heesch is niet verantwoordelijk voor kosten die door externe hulpdiensten of medische zorgverleners rechtstreeks bij het slachtoffer of andere verantwoordelijke partijen in rekening worden gebracht.
3.7 EHBO-vrijwilligers worden uitsluitend ingezet voor eerstehulpverlening. Zij zijn niet verantwoordelijk voor beveiliging, crowdmanagement, verkeersregeling, toezicht of andere organisatorische veiligheidstaken.
3.8 De organisator blijft verantwoordelijk voor de algemene veiligheid van het evenement, waaronder de vereiste vergunningen, veiligheidsplannen, bereikbaarheid en eventuele aanvullende zorgvoorzieningen.
3.9 EHBO Heesch kan gebruikmaken van portofoons of andere communicatiemiddelen. Deze zijn primair bedoeld voor de noodzakelijke communicatie rondom de hulpverlening.
Artikel 4 – EHBO-post en voorzieningen
4.1 De organisator zorgt voor een geschikte en veilige werkplek waar EHBO-vrijwilligers hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.
4.2 De EHBO-post dient, afhankelijk van het evenement, te beschikken over:
-
Een afgescheiden, goed verlichte en goed bereikbare ruimte.
-
Voldoende privacy voor slachtoffers tijdens onderzoek en behandeling.
-
Toegang tot sanitaire voorzieningen en stromend water.
-
Minimaal één tafel en twee tot drie stoelen per EHBO-post.
-
Voldoende ruimte voor het veilig behandelen van slachtoffers.
-
Een goed bereikbare aan- en afvoerroute voor hulpdiensten.
-
Waar mogelijk parkeergelegenheid voor de ingezette EHBO-vrijwilligers.
4.3 De organisator zorgt ervoor dat de EHBO-post duidelijk herkenbaar en bereikbaar is voor bezoekers en deelnemers.
4.4 Wanneer een vaste EHBO-ruimte niet mogelijk is, kunnen vooraf passende alternatieve afspraken worden gemaakt.
4.5 De organisator verzorgt gedurende de inzet kosteloos voldoende drinkwater en andere passende dranken voor de EHBO-vrijwilligers.
4.6 Bij een inzet van meer dan vier aaneengesloten uren zorgt de organisator tevens kosteloos voor een passende maaltijd of maaltijdvoorziening.
4.7 Wanneer de aangeboden voorzieningen onvoldoende zijn voor veilige en verantwoorde hulpverlening, kan EHBO Heesch aanvullende maatregelen verlangen.
Artikel 5 – Materialen en hulpmiddelen
5.1 EHBO Heesch beschikt over materialen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van reguliere eerstehulpverlening tijdens evenementen.
5.2 Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen onder andere de volgende materialen worden ingezet:
-
EHBO-tassen en verbandmaterialen.
-
Een Automatische Externe Defibrillator (AED).
-
Isolatiedekens.
-
Koelmaterialen.
-
Herkenbare EHBO-postmaterialen.
-
Portofoons en overige communicatiemiddelen.
5.3 EHBO Heesch bepaalt welke materialen beschikbaar worden gesteld en welke aanvullende voorzieningen noodzakelijk zijn.
5.4 Bij gebruik van bijzondere of kostbare materialen, zoals AED-elektroden, kunnen vervangingskosten in rekening worden gebracht wanneer dit vooraf schriftelijk met de organisator is overeengekomen.
5.5 Materiaal dat eigendom is van EHBO Heesch blijft eigendom van de vereniging.
5.6 Schade aan of verlies van verenigingsmaterialen door aantoonbaar verwijtbaar handelen van de organisator kan, voor zover wettelijk toegestaan, op de organisator worden verhaald.
Artikel 6 – Privacy en verwerking van persoonsgegevens
6.1 EHBO Heesch verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.
6.2 Bij eerstehulpverlening kunnen persoonsgegevens en, wanneer noodzakelijk, gezondheidsgegevens van slachtoffers worden verwerkt.
6.3 Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, bij gezondheidsgegevens, een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaat.
6.4 Persoonsgegevens en medische informatie worden niet zonder geldige rechtsgrond verstrekt aan de evenementenorganisatie of onbevoegde derden.
6.5 Wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de verdere hulpverlening, kunnen relevante gegevens worden overgedragen aan professionele zorgverleners of hulpdiensten.
6.6 De organisator kan na afloop van het evenement een geanonimiseerd overzicht ontvangen van het aantal hulpverleningen en de aard van de behandelde letsels, voor zover de gegevens niet tot individuele personen herleidbaar zijn.
6.7 EHBO-vrijwilligers behandelen informatie over slachtoffers vertrouwelijk.
6.8 Foto's of video's van slachtoffers tijdens de hulpverlening mogen niet zonder geldige rechtsgrond door of namens EHBO Heesch worden gepubliceerd.
6.9 EHBO Heesch treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.
6.10 Nadere informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt opgenomen in de privacyverklaring van EHBO Heesch.
Artikel 7 – Aansprakelijkheid en verzekering
7.1 EHBO Heesch streeft naar deskundige, zorgvuldige en verantwoorde eerstehulpverlening.
7.2 De vereniging en haar vrijwilligers zijn uitsluitend aansprakelijk voor schade voor zover die aansprakelijkheid voortvloeit uit de toepasselijke wetgeving.
7.3 EHBO Heesch is niet verantwoordelijk voor de algemene veiligheid, vergunningverlening, inrichting of organisatie van het evenement.
7.4 De organisator blijft verantwoordelijk voor het treffen van noodzakelijke veiligheidsmaatregelen en het naleven van wettelijke verplichtingen die op het evenement van toepassing zijn.
7.5 De organisator dient zelf te beschikken over passende verzekeringen voor het evenement en de daaraan verbonden risico's.
7.6 EHBO Heesch voert uitsluitend handelingen uit die passen binnen de deskundigheid en bevoegdheid van de ingezette hulpverleners. Voorbehouden handelingen worden niet uitgevoerd, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.
7.7 Geen enkele bepaling in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor zover uitsluiting volgens de wet niet is toegestaan.
Artikel 8 – Kosten van EHBO-ondersteuning
8.1 Aan de inzet van EHBO-vrijwilligers kunnen kosten verbonden zijn. Deze bijdragen worden gebruikt ter ondersteuning van onder andere opleidingen, herhalingslessen, materialen, onderhoud en overige verenigingsactiviteiten.
8.2 De tarieven worden vooraf schriftelijk aan de organisator bekendgemaakt.
8.3 De definitieve kosten worden vastgesteld op basis van het overeengekomen tarief, het aantal ingezette hulpverleners en de daadwerkelijk geleverde inzeturen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
8.4 Eventuele aanvullende kosten voor bijzondere materialen of voorzieningen worden vooraf met de organisator afgestemd.
8.5 Na afloop van het evenement ontvangt de organisator een factuur.
8.6 Betaling dient plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
8.7 Betaling geschiedt op het bankrekeningnummer dat op de factuur van EHBO Heesch wordt vermeld, onder vermelding van het factuurnummer.
8.8 Wanneer het evenement langer duurt dan vooraf overeengekomen, worden extra inzeturen uitsluitend in rekening gebracht volgens de vooraf overeengekomen tarieven en afspraken.
Artikel 9 – Annulering en wijzigingen
9.1 Een aanvraag is pas definitief wanneer EHBO Heesch de inzet schriftelijk heeft bevestigd en de organisator de afspraken heeft geaccepteerd.
9.2 Annulering van een bevestigde aanvraag dient zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden doorgegeven.
9.3 Bij annulering wegens aantoonbare overmacht worden geen annuleringskosten berekend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen en wettelijk toegestaan.
9.4 Bij annulering zonder overmacht kunnen annuleringskosten in rekening worden gebracht volgens de vooraf overeengekomen annuleringsregeling.
9.5 Wijzigingen in de datum, locatie, aanvangstijd, eindtijd of omvang van het evenement moeten zo spoedig mogelijk worden doorgegeven.
9.6 EHBO Heesch zal zich inspannen om wijzigingen mogelijk te maken, maar kan niet garanderen dat voldoende vrijwilligers beschikbaar blijven.
9.7 Bij omstandigheden die de veiligheid van vrijwilligers of slachtoffers ernstig in gevaar brengen, kan EHBO Heesch de inzet opschorten of beëindigen. Waar redelijkerwijs mogelijk vindt hierover vooraf overleg plaats met de organisator.
Artikel 10 – Verantwoordelijkheden van de organisator
10.1 De organisator verstrekt tijdig alle informatie die noodzakelijk is om een verantwoorde inschatting van de EHBO-inzet te maken.
10.2 Hieronder vallen onder andere:
-
De aard en locatie van het evenement.
-
De verwachte bezoekers- en deelnemersaantallen.
-
De doelgroep en eventuele bijzondere risico's.
-
De begin- en eindtijden.
-
De beschikbare voorzieningen.
-
De bereikbaarheid voor hulpdiensten.
-
De contactgegevens van een verantwoordelijke organisator.
10.3 De organisator is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een aanspreekpunt gedurende het evenement.
10.4 De organisator stelt EHBO Heesch tijdig op de hoogte van relevante wijzigingen in het programma of het risicoprofiel.
10.5 De organisator zorgt ervoor dat de EHBO-vrijwilligers hun werkzaamheden onafhankelijk, veilig en zonder onnodige belemmeringen kunnen uitvoeren.
Artikel 11 – Klachten en geschillen
11.1 Eventuele klachten over de dienstverlening kunnen schriftelijk worden ingediend bij het bestuur van EHBO Heesch.
11.2 Klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
11.3 EHBO Heesch streeft ernaar binnen een redelijke termijn inhoudelijk op klachten te reageren.
11.4 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
11.5 Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dit niet mogelijk blijkt, kunnen deze worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
Artikel 12 – Slotbepalingen
12.1 EHBO Heesch kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Voor reeds bevestigde evenementen blijven de op het moment van overeenkomen geldende voorwaarden van toepassing, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
12.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.
12.3 Indien een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht voor zover wettelijk mogelijk.
12.4 In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, zoeken EHBO Heesch en de organisator in onderling overleg naar een passende oplossing, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
EHBO-vereniging Heesch John's Roncalli
Samen paraat voor veiligheid!
Versie: Concept 1.0 – november 2026
Status: Ter vaststelling door het bestuur